Hazırlık Safhası
a.Konu ve Amacın tespiti: Yazılacak raporla ulaşılmak istenen amacın ne olduğunu tespit etmek gerekir. Bunun tespiti için ise, raporu yazacak şahıs kendisine ‘niçin’ sorusunu sormalıdır.
b.Okuyucunun Seçilmesi: Okuyucunun seçilmesi, raporun yazılmasında kullanılacak dilin ve raporda verilecek bilgilerin tayininde önemli rol oynar.
Belli bir konuda bilgi ve tecrübesi olmayan bir kişiye, bu konu ile ilgili teknik ifadeler taşıyan bir rapor, genellikle çok şey ifade etmeyecektir.
c.Konunun Sınırlandırılması: Raporda ele alınacak konunun hudut ve kapsamını tayin etmek, amaca en kısa yoldan zaman ve emek kaybına mahal vermeksizin gitmeyi sağlar.
ç.Raporda İzlenecek Konularla İlgili Bilgilerin Araştırılması: Okuyucuyu belli bir düşünceye itmek veya belli bir davranışa sevkedebilmek için, raporun yazarının işlediği konuya hâkim olması gerekir. Tereddütlü ve açık bırakılmış noktaları ve yanlış bilgileri içeren bir rapor inandırıcı ve etkili olamaz.
d.Toplanan Bilgilerin Değerlendirilmesi: Konu ile ilgili olarak toplanan bilgiler raporun düzenlenmesi ile güdülen amaca en iyi hizmet edecek şekilde tertiplenmeli, önem ve öncelik sıraları tespit edilmeli, lüzumsuz bilgi ve teferruata raporda yer verilmemelidir. Bu, raporun okunma ve anlaşılmasını arttıracak bir husustur.
e.Fikirlerin Düzeylenmesi: Konu ile ilgili olarak raporda işlenecek ana fikirler ayrı ayrı kâğıtlara yazılmalı ve bunlar mantıki bir sıraya konulmalı, tâli fikirlere ise ilgili olduğu ana fikirler altında yer verilmelidir.
Bu usül, akla gelecek yeni fikirlerin yerine oturtulmasında ve raporun yazılma safhasında geniş kolaylıklar sağlayacaktır.
Aynı husus, raporda yer alacak bilgilerin tertiplenmesi yönünden de söz konusudur. Özet olarak tümü ile bu safhada:
- Raporun niçin yazılacağı,
- Raporun kim veya kimler için yazılacağı,
- Raporda hangi konuların ne ölçüde yazılacağı,
- Raporda yer alacak fikir ve bilgi düzeninin ne olacağı,
- Eksik kalan hususlar olup olmadığı araştırılır ve tespit edilir.
Plânlama Safhası
a. Niçin Plân yapılır?
1. Raporda işlenecek konu ve fikirleri mantıki bir sistem içinde izleyebilmek için,
2. Raporun yazılmasında zaman tasarrufu sağlamak için,
3. Raporun yazılması sırasında meydana gelecek kesilmeler sebebiyle konuya hâkimiyeti kaybetmemek için,
4. Konu ve fikirlerin geliştirilmesinde raporlar ulaşılmak istenen amacı daima göz önünde bulundurabilmek için.
b. Nasıl Plân yapılır?
1. Raporun hedefleri ve bu hedeflere yönelen ana fikirler tespit edilir.
2. Raporda işlenecek konular tespit ve ana guruplar hâlinde tertip edildikten sonra mantıki bir sıraya konulur.
3. Ana konularla ilgili materyaller de aynı şekilde tertiplenir, sıralanır ve hudutlandırılır.
4. Tespit edilen konuların varılmak istenen amaçlarla ilgili dereceleri araştırılır. İlgi derecesi önemsiz olanlar ayıklanır.
5. Raporun gövde kısmının ana ve tali bölüm başlıkları tespit edilir ve numaralanır.
Yazma Safhası
Yazma safhasında, ifade hatalarına bakmaksızın raporun süratle kaleme alınması hatta mümkün ise, bir defada tamamlanması uygundur. Bu metot ifade ve fikirlerdeki tutarlılığı kaydeden raporun tamamlanmasını sağlayacaktır. Bundan sonra ifadelerdeki hataların düzeltilmesi yoluna gidilebilir.
Raporun yazılmasına geçmeden evvel, zaman ve uygun fiziki şartların hazırlanması ve raporun muhatabına uygun bir ifade tarzının tayini gerekir. Genel olarak raporun yazılmasında kısa ifadeler ve bilinen kelimeler kullanmak, özel deyimlerden ve soyut kavramlardan imkân ölçüsünde kaçınmak, fikirleri daha anlaşılır hâle getirecektir.
İçindekiler ve Kapak Sayfası
Kapak sayfası hazırlanırken, önce ödevin/raporun adı yazılır. Ortalanması ve büyük harfle veya koyu renk yazılması adı kapaktaki diğer bilgilerden ayırmak açısından önemlidir. Çalışmanın adından sonra hazırlayanın adı, soyadı, numarası ve sınıfı yazılır. Bu bilgilerin altına son teslim tarihi eklenir. Son olarak çalışma yapılan dersin ve öğretmeninin adı yazılır. Tercihe bağlı olarak kapağın başına okulun adı da yazılabilir.
İçindekiler listesi (table of contents), bir ödevin/araştırma raporunun kapaktan sonra gelen sayfasıdır. İçindekiler listesi, ödevde/raporda yer alan tüm ana ve alt başlıklardan oluşur. Her başlığın karşısına sayfa numarası yazılır. Burada, başlangıç sayfa numarasını yazmak yeterlidir. Başlıklar ve sayfa numaraları noktalarla birleştirilir. Bu durum sayfa numaralarını izlemeyi kolaylaştırır.